Annahme von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnung über den zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) service-bw

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen bzw. Liefer- und Bauleistungen für die Universitätsstadt Tübingen oberhalb der Schwellenwerte für öffentliche Vergaben erbringt, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über den zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) service-bw stellen.

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

Weberfassung,
Upload,
PEPPOL (derzeit noch nicht auf der Plattform verfügbar).

Ihre Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie der Universitätsstadt Tübingen anhand der Leitweg-ID bereitgestellt.
Die Leitweg-ID bekommen Sie von Universitätsstadt Tübingen. Sie wird Ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens mitgeteilt, sie muss zwingend bei der elektronischen Rechnung angegeben werden.

Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen. Sie müssen

maschinenlesbar sein und
in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.

Die Pflicht E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, ist für Kommunen am 18. April 2020 (entsprechend der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg) in Kraft getreten.

Formulare und Onlinedienste

Voraussetzungen

Sie erbringen Dienstleistungen bzw. Liefer- und Bauleistungen für die Universitätsstadt Tübingen. Hierbei handelt es sich um Vergaben, die den jeweiligen Schwellenwert gem. § 106 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) erreichen oder überschreiten (sog. oberschwelliges Vergabeverfahren). Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt der Schwellenwert aktuell bei 214.000 Euro bzw. in den Sektoren Wasser, Energie und Verkehr bei 428.000 Euro und für öffentliche Bauaufträge bei 5.350.000 Euro.

Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; PDF Dokumente oder Bilddateien genügen nicht.

Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:

ein zugelassenes Rechnungsformat: XRechnung, EN 16931, ZUGFeRD 2.0 "
Anforderungen der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg und
Anforderungen der Nutzungsbedingungen des zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) service-bw

Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung beim zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) registrieren.

Verfahrensablauf

Die Rechnungen können Sie direkt hochladen. In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der E-Rechnungseingangsplattform service-bw registrieren.

Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:

Vor- und Nachname
Kennwort
E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:

Rufen Sie den Link des zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) service-bw auf.
Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie im Rahmen der Vergabe bekommen haben.
Ihre Rechnung wird durch die E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung der Universitätsstadt Tübingen bereitgestellt.
Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald vom ZRE die ordnungsgemäße Einbringung festgestellt wurde. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung beim ZRE eingegangen ist und sie die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat. Dem Nutzenden wird die ordnungsgemäße Einbringung in Abhängigkeit von der Einbringungsart als Statusmeldung im Webbrowser oder per E-Mail mitgeteilt.

Erforderliche Unterlagen

Rechnungsbegründende Anlagen können Sie als Anlagen zur Rechnung hochladen.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

PDF-Dokumente
Bilder (PNG, JPG)
Textdateien (CSV)
Excel-Tabellendokumente (XLSX)
OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Eine elektronische Rechnung darf einschließlich der in sie eingebetteten bzw. von ihr referenzierten rechnungsbegründenden Unterlagen den maximal zulässigen Umfang von insgesamt 15 Megabyte nicht überschreiten. Die maximale Anzahl rechnungsbegründender Unterlagen ist auf 100 beschränkt.

Für die Referenzen werden allein die Protokolle HTTP und HTTPS unterstützt.

Fristen

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Kosten

Die Nutzung des ZRE ist für den Nutzenden kostenlos. Die im Zuge der Nutzung des ZRE anfallenden Kosten des Nutzenden, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung werden von den Verantwortlichen des ZRE nicht erstattet.

Support

Bei technischen und fachlichen Fragen zum zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) kann sich der Nutzende an den Support von service-bw wenden. Eine Kontaktaufnahme ist über die E-Mail-Adresse service-bwim.bwl.de möglich.