Umstellung der städtischen Buchhaltung ist geschafft
Pressemitteilung vom 28.01.2020
Der Beginn des Jahres 2020 markiert eine Wende bei der Verwaltung der städtischen Finanzen. Als einen gewaltigen Kraftakt der gesamten Stadtverwaltung bezeichnet Oberbürgermeister Boris Palmer die Umstellung des sogenannten kameralen Haushaltes auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR), die jetzt erfolgreich abgeschlossen ist. Seit Jahresbeginn rechnet die Stadtverwaltung im neuen System. Dazu war eine komplette Umstellung im Verwaltungsablauf notwendig. Etliche Jahre dauerten Teile der Vorbereitung, da das gesamte Vermögen, der komplette Haushaltsplan sowie jede einzelne Rechnung und jede Haushaltsstelle davon betroffen sind. Ziel der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung ist eine effizientere Steuerung nach konkret definierten Zielen. Die dafür notwendigen Zahlen waren im kameralen System nur bedingt vorhanden.
Die Fäden der Umstellung liefen bei der Stadtkämmerei zusammen. Unter der Leitung von Ulrike Holzbrecher hatten die Teams der Abteilungen Haushalt, Stadtkasse und Betriebswirtschaft sowie die Steuerabteilung den größten Anteil der Mehrarbeit zu leisten. Unterstützt wurden sie von den Kolleginnen und Kollegen der Revision und aus der gesamten Stadtverwaltung.
Seit 2005 hat eine Projektgruppe das bewegliche und unbewegliche Vermögen der Stadt erfasst und bewertet. Dieses reicht vom Kletternetz auf dem Spielplatz über Fahrzeuge, Maschinen, Straßen, Grundstücke, Waldflächen, Kunstgegenstände, PCs und Büromöbeln bis hin zu Gebäuden wie dem umgebauten Technischen Rathaus. Die Anschaffungskosten reichen dementsprechend von 800 bis über 20 Millionen Euro. Das Vermögen wurde in 40 Anlageklassen unterteilt und enthält rund 25.000 Anlagepositionen, die alle einzeln erfasst werden mussten. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Zum Ende des Jahres 2019 belief sich das Anlagevermögen der Stadt auf rund 575 Millionen Euro.
Die Abteilung Haushalt war für die Umstellung verantwortlich. Unter der Leitung von Michael Züfle wurden alle Leistungen der Stadtverwaltung unter die Lupe genommen, zu 300 Produkten zusammengefasst und beschrieben. Als Grundlage diente der Produktplan Baden-Württemberg. Rund 2.500 kamerale Haushaltsstellen wurden in das neue System überführt und bilden dort jetzt Kostenstellen, Sachkonten und investive Projekte. Dazu musste der Haushalt in der Software SAP neu strukturiert und aufgebaut werden. Mehr als 5.000 Arbeitsstunden leistete allein die Abteilung Haushalt zusätzlich.
Bei der Steuerabteilung mussten die Buchungen für die Grund-, Gewerbe-, Hunde-, Vergnügungs- und Zweitwohnungsteuer umgestellt werden. Dazu wurden 26 Listen mit den Adressdaten aller Steuerpflichtigen durchgesehen und für die Migration angepasst. Allein bei der Grundsteuer mussten mehr als 27.000 Buchungsfälle überprüft werden.
Bei der Stadtkasse wurden 80.000 Stammdaten überprüft und bereinigt; alle Kundendaten wurden auf Dubletten überprüft. 15 Workshop-Tage mit dem Rechenzentrum ITEOS fielen allein für diese Abteilung an, um die verschiedenen Themenstellungen zu bearbeiten. In vielen weiteren Schulungen und Workshops wurden die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das neue System vorbereitet.
Trotz aller Hürden und Herausforderungen lief die Migration ohne größere Probleme. „Das ist dem hohen Einsatz und Engagement aller Beteiligten zu verdanken“, sagt Ulrike Holzbrecher. 35 Workshops und Informationsveranstaltungen gab es innerhalb der Stadtverwaltung, dazu ungezählte Arbeitsbesprechungen. Im städtischen Intranet können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schulungsunterlagen und Zahlenwerke sowie weitere Informationen abrufen.
Auch der Gemeinderat muss sich auf die neue Systematik einstellen. Damit sich die Rätinnen und Räte im neuen Zahlenwerk zurechtfinden, hat die Kämmerei für sie 30 Schulungstermine organisiert. Eine Arbeitsgruppe aus Mitgliedern des Gemeinderats, Dezernenten und Führungskräften sorgte für einen geordneten Ablauf und den richtigen Überblick. Am Donnerstag, 30. Januar 2020, ist es soweit: Dann stellt Verwaltung den neuen Haushalt im Gemeinderat vor – erstmals in der Systematik des NKHR.
Über das NKHR
Das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) orientiert sich an der kaufmännischen doppelten Buchführung. Es werden sogenannte Produkte gebildet, die für eine größere Kostentransparenz sorgen sollen. Die Kommunen in Baden-Württemberg hatten bis 2020 Zeit für die Umstellung. Ab diesem Jahr müssen sie eine Rechnung über alle ihre Aktivitäten legen und die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der gesamten kommunalen Betätigung darstellen. Während in der Kameralistik vor allem Einnahmen und Ausgaben betrachtet wurden, legt das NKHR den Fokus stärker auf den Ressourcenverbrauch. Deshalb werden beispielsweise auch Abschreibungen berücksichtigt. Ziel ist es, verbrauchte Ressourcen zumindest mittelfristig auszugleichen.
Pressestelle der Universitätsstadt Tübingen